融智咨詢顧問(wèn) 耿嫣
當(dāng)前，項(xiàng)目管理的應(yīng)用非常廣泛，實(shí)施項(xiàng)目管理的好處不言而喻，可以保證項(xiàng)目質(zhì)量、控制項(xiàng)目成本及進(jìn)度，有效地避免項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。在此，本文與大家分享一些項(xiàng)目管理的理論知識(shí)和實(shí)際操作技巧。
一、項(xiàng)目管理的起源
傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理被人們認(rèn)為是第二次世界大戰(zhàn)的產(chǎn)物。例如曼哈頓計(jì)劃，當(dāng)時(shí)以美國(guó)為主的西方大國(guó)調(diào)用了十萬(wàn)人力、歷時(shí)三年、耗資30億美元，搶先于德國(guó)研制出了兩顆原子彈，堪稱系統(tǒng)工程的經(jīng)典應(yīng)用。在1950年至1980年期間，應(yīng)用項(xiàng)目管理的主要是國(guó)防建設(shè)部門(mén)和建筑公司。從十九世紀(jì)八十年代開(kāi)始，項(xiàng)目管理的應(yīng)用擴(kuò)展到其他工業(yè)領(lǐng)域（行業(yè)），如制藥行業(yè)、電信部門(mén)、軟件開(kāi)發(fā)業(yè)等。項(xiàng)目管理者也不再被認(rèn)為僅僅是項(xiàng)目的執(zhí)行者，要求他們能勝任其它各個(gè)領(lǐng)域的更為廣泛的工作，同時(shí)具有一定的經(jīng)營(yíng)技巧。
二、項(xiàng)目的定義
項(xiàng)目通常利用它的顯著特征來(lái)定義---即項(xiàng)目是為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或任務(wù)所做的一次性努力。
- 臨時(shí)性：每個(gè)項(xiàng)目都有其起始周期；
- 獨(dú)特性：每一個(gè)項(xiàng)目都是獨(dú)特的，或者說(shuō)是唯一的；
- 一次性：每個(gè)項(xiàng)目只發(fā)生一次；
- 不確定性：需要較多的協(xié)調(diào)活動(dòng);
- 后果的不可挽回性。
由此，我們可以舉例進(jìn)行判斷：“新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)”，“建筑一座大樓”可稱之為項(xiàng)目，而“推行一項(xiàng)政府政策”、“車(chē)間電路板生產(chǎn)”、“寫(xiě)工作日志”等等則不能稱之為項(xiàng)目。
三、項(xiàng)目制定的基礎(chǔ)-WBS
WBS（Work Breakdown Structure）是項(xiàng)目制定的基礎(chǔ)。WBS解決了工作任務(wù)分解與層次劃分問(wèn)題，一般按照時(shí)間維度或部門(mén)維度進(jìn)行分解，從而保證了項(xiàng)目工作任務(wù)分解的完整性與層次性。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)往往可以根據(jù)分解到最底層的活動(dòng)進(jìn)行適當(dāng)裁剪，加以工作量和成本估計(jì)，即形成了計(jì)劃制度的基礎(chǔ)。WBS完成后加上配合關(guān)系和資源，即為項(xiàng)目計(jì)劃了。
- WBS分解的原則
- 主體目標(biāo)逐步分解，最底層活動(dòng)分解到到個(gè)人，活動(dòng)工時(shí)不超過(guò)40個(gè)小時(shí)
- WBS分解的方法
- 至上而下和至下而上充分的溝通；
- 一對(duì)一的交流
- 小組活動(dòng)討論
- WBS的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)
- 分解后的活動(dòng)完整
- 是否可達(dá)到所有的需求？
- 是否有階段性的里程碑和評(píng)審點(diǎn)？
- 分層結(jié)構(gòu)是否適當(dāng)？
- 是否包括工作量和成本的估計(jì)？
- 是否合理，清晰和簡(jiǎn)單明了？
四、項(xiàng)目計(jì)劃制定工具-PERT與GANTT圖
WBS解決了任務(wù)的分解與層次劃分，任務(wù)間的配合關(guān)系通過(guò)PERT圖來(lái)解決。
PERT（Program Evaluation and Review Technique）意思是計(jì)劃評(píng)價(jià)與審查技術(shù)，是一種網(wǎng)絡(luò)圖，用來(lái)表示所有任務(wù)的現(xiàn)行依賴關(guān)系。通常至少應(yīng)包括以下欄目：任務(wù)編號(hào)，任務(wù)名稱，開(kāi)始日期，結(jié)束日期，持續(xù)時(shí)間和工作效率。
進(jìn)度安排和資源分配通常是用GANTT圖來(lái)體現(xiàn)。
GANTT圖是在19 世紀(jì)由美國(guó)的科學(xué)家甘特發(fā)明的，因?yàn)橐粋€(gè)任務(wù)用一個(gè)橫道來(lái)表示，所以又稱為橫道圖。每一橫道（或稱其為每一GANTT條）的起點(diǎn)表示任務(wù)開(kāi)始的時(shí)間，終點(diǎn)表示任務(wù)結(jié)束的時(shí)間，其長(zhǎng)度就表示該任務(wù)持續(xù)的時(shí)間。任務(wù)之間還可用一些帶箭頭的線相連，描述各任務(wù)的先后關(guān)系。用這種直觀的圖形對(duì)工作任務(wù)（或稱工序）進(jìn)行管理，可以大大的提高工作效率。
PERT圖通常是用來(lái)匯報(bào)的，體現(xiàn)了關(guān)鍵路徑。GANTT圖體現(xiàn)進(jìn)度安排和資源分配，主要是用于自己控制的。
五、項(xiàng)目計(jì)劃評(píng)估要素
評(píng)估通過(guò)的項(xiàng)目計(jì)劃才是切實(shí)可行的計(jì)劃，評(píng)估要素主要包括以下幾個(gè)方面：
- 該項(xiàng)目計(jì)劃是否使任務(wù)靈活性達(dá)到最大?
- 是不是所有任務(wù)的開(kāi)始及完成時(shí)間都已經(jīng)明確并且標(biāo)出了任務(wù)的松馳時(shí)間？
- 是不是包括整個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)？
- 資源分布是否合理?
- 資源分布是否會(huì)盡可能地有效地使用資源?
- 是不是存在資源分布“尖峰”或“低谷”?
- 任務(wù)間的邏輯依賴關(guān)系是否合理？
六、項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行與監(jiān)控手段
好的項(xiàng)目計(jì)劃不等于成功的項(xiàng)目，制定完成計(jì)劃后需要實(shí)施嚴(yán)格的執(zhí)行和監(jiān)控項(xiàng)目才可能成功。在項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中可以采取以下方法進(jìn)行控制：
• 合同書(shū)與任務(wù)書(shū)
合同書(shū)和任務(wù)書(shū)明確了各方的責(zé)任和承諾，是監(jiān)控、保證產(chǎn)品各級(jí)計(jì)劃執(zhí)行的主要形式。
• 項(xiàng)目監(jiān)控計(jì)劃
一般將項(xiàng)目大的里程碑活動(dòng)納入到監(jiān)控項(xiàng)目監(jiān)控計(jì)劃中，通過(guò)監(jiān)控計(jì)劃將各級(jí)監(jiān)控計(jì)劃的關(guān)鍵點(diǎn)濃縮在一起，直觀、便于控制。同時(shí)，各監(jiān)控點(diǎn)在時(shí)間上也形成對(duì)應(yīng)。
項(xiàng)目監(jiān)控點(diǎn)一般選擇關(guān)鍵任務(wù)完成點(diǎn)（關(guān)鍵路徑上的任務(wù)）、重點(diǎn)任務(wù)完成點(diǎn)、非資源驅(qū)動(dòng)型的任務(wù)完成點(diǎn)（容易轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)鍵路徑）及多個(gè)任務(wù)匯合點(diǎn)（關(guān)鍵點(diǎn)）。
• 項(xiàng)目例會(huì)與例行報(bào)告
例會(huì)與例行報(bào)告便于溝通項(xiàng)目進(jìn)展，及時(shí)協(xié)調(diào)處理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。
• 項(xiàng)目狀態(tài)轉(zhuǎn)移表
狀態(tài)轉(zhuǎn)移表是管理和監(jiān)控產(chǎn)品研發(fā)進(jìn)度及質(zhì)量的有效工具，它記錄了產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中各階段的歷史情況；
狀態(tài)轉(zhuǎn)移表中計(jì)劃完成時(shí)間和實(shí)際完成時(shí)間作為計(jì)算計(jì)劃完成率的基準(zhǔn)。
• 項(xiàng)目計(jì)劃變更管理；
由于市場(chǎng)、技術(shù)、客戶等原因引起項(xiàng)目計(jì)劃的調(diào)整通過(guò)項(xiàng)目計(jì)劃變更申請(qǐng)，審批等流程完成。
• 項(xiàng)目預(yù)警
對(duì)于計(jì)劃完成率低的項(xiàng)目，可以采取不同級(jí)別的預(yù)警措施來(lái)有效控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。
七、項(xiàng)目計(jì)劃測(cè)評(píng)與考核
通過(guò)“項(xiàng)目計(jì)劃完成率”進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的測(cè)評(píng)，“項(xiàng)目計(jì)劃完成率”也是項(xiàng)目計(jì)劃考核的重要指標(biāo)。
項(xiàng)目計(jì)劃完成率公式為：項(xiàng)目計(jì)劃完成時(shí)間/項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)際完成計(jì)劃*100%。例如：一個(gè)項(xiàng)目，計(jì)劃完成時(shí)間為3個(gè)月，實(shí)際計(jì)劃完成時(shí)間為4個(gè)月，則該項(xiàng)目計(jì)劃完成率為75%。
如果項(xiàng)目計(jì)劃在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生了變更，則計(jì)劃完成時(shí)間為變更的計(jì)劃完成時(shí)間。這里可能會(huì)出現(xiàn)一個(gè)矛盾，如果項(xiàng)目多次調(diào)整計(jì)劃，因?yàn)槭前醋兏挠?jì)劃來(lái)計(jì)算項(xiàng)目計(jì)劃完成率，計(jì)劃完成率可能會(huì)很高。實(shí)際上，可以通過(guò)加入另外一個(gè)指標(biāo)“計(jì)劃準(zhǔn)確度”（計(jì)劃變更次數(shù)）來(lái)避免這個(gè)問(wèn)題，也就是說(shuō)，以“計(jì)劃完成率”和“計(jì)劃準(zhǔn)確度”兩個(gè)指標(biāo)來(lái)考核項(xiàng)目計(jì)劃的完成情況，從而有效避免了一味追求計(jì)劃完成率的問(wèn)題。
八、項(xiàng)目進(jìn)度與風(fēng)險(xiǎn)控制要素
項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)往往來(lái)自于以下幾個(gè)方面：
- 關(guān)鍵路徑的任務(wù)
- 時(shí)間短的任務(wù)（完不成，會(huì)有干擾，調(diào)整不開(kāi)）
- 時(shí)間長(zhǎng)的任務(wù)（可能會(huì)拖，覺(jué)得無(wú)所謂，沒(méi)有危機(jī)感）
- 前道工序多的任務(wù)（比如說(shuō)系統(tǒng)聯(lián)調(diào)）
- 關(guān)鍵性的資源稀缺的人
- 承擔(dān)很多任務(wù)的人
在各類風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)中，關(guān)鍵路徑是整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的重點(diǎn)。這里，好的控制風(fēng)險(xiǎn)的做法是：“向關(guān)鍵路徑要時(shí)間；向非關(guān)鍵路徑要資源”----要確保計(jì)劃按期完成，首先必須保證關(guān)鍵路徑上的工作按期完成，因?yàn)殛P(guān)鍵線路上的工作必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，否則會(huì)延誤整個(gè)計(jì)劃的工期；從非關(guān)鍵線路上抽調(diào)一定人力、物力，使得非關(guān)鍵線路上的工作進(jìn)度一定程度上減輕，將這些人力、物力、財(cái)力投入到關(guān)鍵線路的工作中去，加快關(guān)鍵線路的進(jìn)度，從而加快整個(gè)計(jì)劃的進(jìn)展。
今天，項(xiàng)目管理的理論知識(shí)體系已經(jīng)非常的完整和成熟，就看我們?nèi)绾魏芎玫剡\(yùn)用到實(shí)際操作中。要想做成功的項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目管理規(guī)范化過(guò)程必不可少，這個(gè)過(guò)程不是一蹴而就的，雖然在短時(shí)間增加了非項(xiàng)目上的管理精力，但是對(duì)項(xiàng)目周期縮短、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制是有好處的，因此要對(duì)此有足夠的認(rèn)識(shí)，并且要預(yù)設(shè)經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，固化和規(guī)范一些活動(dòng)并逐年改善，將項(xiàng)目管理知識(shí)充分運(yùn)用起來(lái)。