如何召開有效的會(huì)議
融智顧問
會(huì)議是一項(xiàng)管理活動(dòng)，從計(jì)劃、命令、控制、協(xié)調(diào)、執(zhí)行及實(shí)施等過程中，均所需要的有效手段。會(huì)議上的溝通對(duì)于官理者與部屬間、同事間的了解、信賴、共識(shí)與成果，有極大的助益。俗話說：「三個(gè)臭皮匠，勝過一個(gè)諸葛亮」就是有效能的會(huì)議，充分發(fā)揮統(tǒng)合的力量。然而，無(wú)效率的會(huì)議常適得其反。議而不能決，決而不能行，形成浪費(fèi)、內(nèi)耗，成為管理的重要缺失之一。
一、什么樣的會(huì)議才算富有實(shí)效？
如何使會(huì)議富于實(shí)效?在尋找這個(gè)問題的答案之前，先了解什么樣的會(huì)議才算富于實(shí)效。嚴(yán)格說來，目前公認(rèn)符合以下三種要求的會(huì)議才算富于實(shí)效：
(1)目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)--會(huì)議既然是一種用以發(fā)揮特定功能，或更確切地說，用以實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)的手段，因此評(píng)測(cè)會(huì)議是否具實(shí)效，其首要的標(biāo)準(zhǔn)便是審視開會(huì)之前為會(huì)議所設(shè)定的目標(biāo)有實(shí)現(xiàn)的價(jià)值。
(2)目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)--這個(gè)要求本身頗具爭(zhēng)論性。有些人認(rèn)為開會(huì)過程中的討論甚至爭(zhēng)議，是一種必然的事情，因此對(duì)這些人來說，盡管是冗長(zhǎng)的討論或爭(zhēng)辯，也不可能被視為違背"在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)"的要求。但是另一些人則認(rèn)為，會(huì)議中的討論或爭(zhēng)辯并無(wú)實(shí)質(zhì)的意義可言，因此對(duì)這些人來說，就算短暫的討論或爭(zhēng)辯，也可能被認(rèn)為浪費(fèi)時(shí)間。但不管怎樣，絕大多數(shù)人都同意：越能在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)越好。
(3)與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意--所謂滿意，并不意味與會(huì)者對(duì)會(huì)議的主題或決議感到高興。例如當(dāng)會(huì)議的主題在于探討裁減，與會(huì)者對(duì)這樣的會(huì)議一定不會(huì)感到高興。但若能設(shè)法令與會(huì)者了解裁員的理由，并令他們有機(jī)會(huì)發(fā)表意見或提出實(shí)施辦法，這種作法多少會(huì)使他們感到滿意。所以想使與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意，則應(yīng)提供機(jī)會(huì)讓他們盡量吐露心聲，并參與討論。
以上三個(gè)要求中，(2)與(3)在相當(dāng)大的范圍內(nèi)是相互沖突的。這是因?yàn)槿粝胧古c會(huì)者感到滿意，就不能不花時(shí)間討論，但是若想在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，就必須剝奪與會(huì)者自由討論的機(jī)會(huì)。
總之，真正富于實(shí)效的會(huì)議所應(yīng)具備的條件是：在與會(huì)者均感滿意的情況下，以最短時(shí)間實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。要使會(huì)議全部符合這些要求實(shí)在不容易，但這些要求至少應(yīng)成為會(huì)議主持人及與會(huì)者共同努力的方向。
二、不切實(shí)效的會(huì)議有何危害？
富于實(shí)效的會(huì)議，可以幫助我們發(fā)揮"提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、培育訓(xùn)練"等功能。這顯然是有益的，盡管其效益大小很難衡量。而不富實(shí)效的會(huì)議，將有三大危害：
(1)會(huì)議目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。會(huì)議是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，一旦目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)，那么為會(huì)議投入的一切時(shí)間、精力及金錢將全部"泡湯"。
(2)會(huì)議所承擔(dān)的機(jī)會(huì)成本相當(dāng)可觀。所謂機(jī)會(huì)成本，即指投入于會(huì)議的時(shí)間、精力及金錢改變使用途徑所能產(chǎn)生的效益。時(shí)間、精力及金錢本來可以充作多種用途。倘若不將它們投入于徒勞無(wú)功的會(huì)議，而將它們導(dǎo)入其它途徑，則可能因而獲得某些效益。這些可能獲得的效益，就是召開會(huì)議所必須承擔(dān)的代價(jià)。盡管會(huì)議的機(jī)會(huì)成本難以衡量，但可從一場(chǎng)會(huì)議花銷，對(duì)它作初步的估計(jì)。
(3)與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。與會(huì)者若對(duì)某一次會(huì)議感到不滿，則其反應(yīng)將可能是這樣的："會(huì)議的主持人原來是這樣無(wú)能!""以后再由同一個(gè)主持人所召開的會(huì)議，將拒絕參加!""會(huì)議、會(huì)議、會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而無(wú)效!"這些消極的反應(yīng)可能降低士氣，甚至導(dǎo)致員工缺勤率或流動(dòng)率提高。
三、為什么會(huì)議沒有實(shí)效？
導(dǎo)致會(huì)議失效的因素極多，有的存在于開會(huì)之前，有的發(fā)生于會(huì)議進(jìn)行中，有的則出現(xiàn)于開完會(huì)之后?，F(xiàn)將諸因素羅列如下：
(1)會(huì)議前：
Ø 欠缺目標(biāo)。
Ø 目標(biāo)不明確。
Ø 欠缺議程。
Ø 與會(huì)人選不當(dāng)(與會(huì)者太多或與會(huì)者太少)。
Ø 會(huì)議時(shí)間不當(dāng)。
Ø 開會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)(太早通知開會(huì)或太晚通知開會(huì))。
Ø 開會(huì)通知內(nèi)容欠周詳。
Ø 會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)。
Ø 會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備欠佳。
Ø 與會(huì)者無(wú)準(zhǔn)備而來。
Ø 未訂明會(huì)議終止時(shí)間或每一議案時(shí)間分配不當(dāng)。
Ø 會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開始。
Ø 會(huì)議太多，致使與會(huì)者一聽說要開會(huì)，無(wú)不感覺厭煩。
Ø 向來很少開會(huì)，致使每次會(huì)議議案堆積過多。
(2)會(huì)議中：
Ø 外界干擾太多。
Ø 與會(huì)者發(fā)言離題。
Ø 主持不能很好的控制會(huì)議氣氛。
Ø 讓沒有必要留在會(huì)場(chǎng)的人員留在會(huì)場(chǎng)。
Ø 猶豫不決。
Ø 資料不充足，卻貿(mào)然決策。
Ø 少數(shù)人壟斷會(huì)議。
Ø 與會(huì)者之間交頭接耳。
Ø 與會(huì)者不表明真正感受或意見。
Ø 與會(huì)者之間爭(zhēng)論。
Ø 與會(huì)者與主持爭(zhēng)論。
Ø 視聽器材發(fā)生故障。
Ø 與會(huì)者欠缺熱心。
Ø 會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間。
Ø 主持未能總結(jié)會(huì)議成果。
(3)會(huì)議后：
Ø 欠缺會(huì)議記錄。
Ø 不能對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤。
Ø 不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行檢討。
Ø 不能及時(shí)解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組。
Ø 與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。
由此可見，會(huì)議召開的三大階段中均會(huì)存在不同的問題，只要盡力避免，對(duì)于召開一個(gè)有效的會(huì)議不為難事。
對(duì)于咨詢團(tuán)隊(duì)，我們的項(xiàng)目成員會(huì)經(jīng)常作為會(huì)議主持召開各種會(huì)議，在此對(duì)于作為會(huì)議主持人如何把握結(jié)束要點(diǎn)強(qiáng)調(diào)一下：在所有的議題討論完畢時(shí)，或是在預(yù)定的會(huì)議終止時(shí)間來臨時(shí)，主持應(yīng)適時(shí)地結(jié)束會(huì)議。主持在結(jié)束會(huì)議的時(shí)候最忌諱的是采取這一類方式："時(shí)間差不多了，如果諸位再?zèng)]有其它問題，我們就此打住。……好!散會(huì)。"以這類方式結(jié)束會(huì)議含有兩種缺陷：
(1)倘若與會(huì)者臨時(shí)再提出問題，則可能會(huì)耽擱時(shí)間而使會(huì)議無(wú)法按原定的時(shí)間結(jié)束。
(2)主持的說詞給人的印象只是：他已機(jī)械式地完成了一件份內(nèi)的事，而這件事對(duì)他來說好象并不重要。與會(huì)者因?yàn)橛辛诉@個(gè)印象，所以他們?cè)陔x開會(huì)場(chǎng)之際，并不覺得這場(chǎng)會(huì)議有什么收獲。
為了避免以上兩種缺陷，主持應(yīng)該在結(jié)束會(huì)議之前的幾分鐘，為整場(chǎng)會(huì)議作總結(jié)。在任何一場(chǎng)會(huì)議里，令與會(huì)者印象最深刻的，便是會(huì)議結(jié)束前幾分鐘所聽到的話語(yǔ)。因此，主持應(yīng)該善用這幾分鐘。主持的總結(jié)最好能夠涵蓋下列四項(xiàng)：
(1)復(fù)述這次會(huì)議的目標(biāo)。
(2)總結(jié)這次會(huì)議所取得的成果。
(3)多謝與會(huì)者參與(或在適當(dāng)場(chǎng)合下，感謝他們的貢獻(xiàn)或關(guān)注)。
(4)必要的時(shí)候，宣布下一次會(huì)議的目標(biāo)、時(shí)間及地點(diǎn)。
在上列總結(jié)性的陳述之后，與會(huì)者在離開會(huì)場(chǎng)之際，才會(huì)真正領(lǐng)受到成就感或貢獻(xiàn)感。
會(huì)議結(jié)束后，主持的工作仍未結(jié)束。主持仍有四件事要辦：
(1)評(píng)估剛剛結(jié)束的會(huì)議，以作為改進(jìn)未來會(huì)議的參考。主持在每一次會(huì)議結(jié)束后，都應(yīng)該花幾分鐘時(shí)間，針對(duì)會(huì)議是否具實(shí)效而作自我評(píng)估。但是為了避免受主觀意識(shí)所蒙蔽，主持可以偶而用其它方式，讓與會(huì)者評(píng)估會(huì)議的成敗。盡管主持本人、與會(huì)者單獨(dú)評(píng)估可能均含某一程度偏見，但兩方面的綜合評(píng)估則頗為中肯。因此，我們希望經(jīng)常有機(jī)會(huì)充當(dāng)會(huì)議主持的人，找個(gè)機(jī)會(huì)為自己所主持的會(huì)議作上述三方面的綜合評(píng)估。
(2)責(zé)成有關(guān)人員整理會(huì)議記錄。會(huì)議記錄至少能夠發(fā)揮三種功能：a、充作征信工具；b、充作會(huì)議中決議事項(xiàng)追蹤依據(jù)；c、充作組織內(nèi)部溝通信息的文件。為了令會(huì)議記錄能充分地發(fā)揮上述的功能，他應(yīng)該在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)之內(nèi)--或至遲到48小時(shí)之內(nèi)，整理妥善并送有關(guān)人員。會(huì)議記錄如能在這樣的時(shí)限內(nèi)送出，將可產(chǎn)生三種好處：a、假如會(huì)議記錄在內(nèi)容上有商榷余地，則可即時(shí)改正，因?yàn)榕c會(huì)者在這個(gè)時(shí)候?qū)?huì)議經(jīng)過仍然記憶猶新。b、會(huì)議中如有后續(xù)的工作有待與會(huì)者辦理，則會(huì)議記錄可以發(fā)揮提醒及跟催作用。C、既然會(huì)議記錄能夠在一兩天之內(nèi)送達(dá)有關(guān)人員手中，主持可以借此讓只需要知道會(huì)議結(jié)果的那些人免于參加會(huì)議。
(3)主持應(yīng)適時(shí)追蹤會(huì)議中決議事項(xiàng)的執(zhí)行狀況，以免"決而不行、行而無(wú)效"。