組織高效會議

          融智助理咨詢顧問  向星

    會議是我們最常見的一種工作方式，據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上。美國權(quán)威機構(gòu)的統(tǒng)計表明，1996年美國企業(yè)因不當?shù)臅h管理導致的損失高達60億美圓， 而另一項調(diào)查表明，企業(yè)80%的員工提升來源于其在會議上的表現(xiàn)引起上司的注意和賞識，所以如何使會議有效益和有效率，對于企業(yè)和企業(yè)人來說，都具有重要的意義。而事實上，會議的有效管理，注重組織高效的會議等，往往被我們所忽視。很多時候，會議都是在毫無準備、毫無章程的狀況下進行，也沒有設(shè)定會議的目標，所以就更談不上去評價一個會議的效率。

兩個或兩個人以上，聚合在一起、就某個或某些議題進行討論或解決，這就是會議。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，例如由于開會技巧不佳或過于頻繁，促使主管層隨意決策，讓員工不但要花費很多的時間，工作也無法進行，這不僅浪費了公司成本，也造成工作效率的低下。眾多現(xiàn)象都在提醒我們應(yīng)當關(guān)注如何能在會議中高效率且有效率地解決問題，這也是現(xiàn)代管理方式的體現(xiàn)。

從某種角度而言，我們是在一個時時處處充滿會議的世界中工作，高效的會議能幫助我們迅速解決實際中遇到的問題。要組織高效的會議，首先要了解會議的基礎(chǔ)知識，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。

1、會議的意義——會議能讓決策層集思廣益，能讓決策執(zhí)行者充分溝通。會議很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通，是一個集合的載體，雖然隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過E-mail、多媒體等種種形式溝通，但是，會議這種方式的群體溝通，是任何其他溝通方式都無法替代的，因為這是最直接、最直觀、最符合人類原本的溝通習慣的。通過會議使不同的人，不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，能產(chǎn)生“金點子”，能讓問題思考得更全面，許多高水準的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。

2、會議的目的及形式：

◆通報、布置工作：一定程度上能故無斗志，使公司上下團結(jié)一心，朝一個方向努力。

◆交流、學習（培訓）：資源共享，以期相互幫助，共同進步。

◆激發(fā)創(chuàng)意（討論）：集思廣益，充分溝通，“三個臭皮匠頂個諸葛亮”。

◆做出決定（決策）：讓決策更具執(zhí)行力。

3、會議的種類

會議可以按多個維度進行分類，而每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。比如，按內(nèi)容、性質(zhì)，分為代表大會、工作會議、學術(shù)會議、聯(lián)席會議等；如按會議的形式，可分為小組會、座談會、報告會等：按與會人員的成分，可分為黨委會、董事會、記者招待會等；按照人數(shù)、規(guī)模，可分為大型會議、中型會議、小型會議;按照會議召開的規(guī)律或日期，可分為定期例會、臨時性會議；此外，還有按會議的范圍、地區(qū)、時間分類的。

每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。

4、會議的成本

   會議成本是我們最容易忽視的概念，這是因為人們習慣上只把實際花銷的費用視為成本，而會議在多數(shù)情況下不存在這一類的花費，所以會議成本的概念在企業(yè)中很少提起。事實上，會議成本不但存在，它還是一筆非?？陀^的數(shù)目，它更關(guān)系到一家公司的成敗得失，因此萬萬不可等閑視之。

會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本三種。

◆ 時間成本：

   時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準備時間+與會者的履行時間+會議秘書工作時間+會議服務(wù)人員工作時間）

   如果時間成本不夠直觀，則可換成金錢成本。

   即金錢成本＝開會的時間成本×與會人員平均每小時的薪水

◆ 直接會議成本：

   直接會議成本便是人們習慣上的直觀成本費用。

直接會議成本＝會議設(shè)施租用費+會議場地費+旅費+食宿費+文件準備費

◆ 效率損失成本：

經(jīng)濟學中有個名詞叫機會成本，效率損失成本即是會議管理中的“機會成本”。開會時，參會人員，尤其是管理層的人必須離開自己的工作崗位，這就有可能造成公司整體工作效率、管理工作效率的下降，由于效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本一般包括以下3種情況：

⑴ 因不及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意

⑵ 不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶

⑶ 不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而停工停產(chǎn)

5、評價會議成功的要素

   怎么樣的會議才叫成功召開呢？會議的成功與否應(yīng)該從兩方面來評價：①達到了預期的效果了嗎？②會議進行得如何？

6、會議常見問題

   效率不高是會議的普遍現(xiàn)象，具體表現(xiàn)如下：

   造成會議效率不同通常是由7個方面的原因：時間、地點、會議參與人選擇不合適、主持人的技巧、參會者的素質(zhì)及表現(xiàn)、會議前期準備工作和會議目標。其中主持人的技巧、會議前期準備工作是會議的“致命傷”，這是因為會議主持人如果缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法到達會議意圖；而會議前期準備會延誤會議時間和成功。

6、高效會議特征：

   我們要明確高效會議的特征，用特征來指導我們每一次會議的準備、召開及后續(xù)跟蹤，并隨時檢驗，充分做好預防性措施，確保我們即將召開的會議就是一次高效會議。

高效會議特征有：

◆ 可行的會議議程

◆ 設(shè)施、設(shè)備能充分滿足要求

◆ 準時開始，并有計劃的結(jié)束

◆ 所有應(yīng)與會者均出席會議

◆ 共同遵守會議規(guī)則

◆ 每個人有機會表達觀點

◆ 與會者能相互傾聽

◆ 所有成員有決策發(fā)言權(quán)

◆ 會中進行書面記錄

◆ 結(jié)束時對討論的問題及分配的任務(wù)進行總結(jié)

◆ 全體成員一起保證具體分派的工作得到完成

7、會議規(guī)范

   會議規(guī)范是我們組織高效會議最基本的規(guī)章制度，主要包括會議時間安排的規(guī)范、會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范制度三方面。

◆ 會議安排時間。

在會議時間的安排上，人們往往遵循于習慣，例如，周一一早開例會，下午三、四點開會等，其實會議時間的挑選是有一定規(guī)則可循的，我們把一天的時間分成如下幾個階段，根據(jù)員工的工作狀態(tài)來找出最佳會議時間。

◆ 會議流程規(guī)范

  會議的流程一般分為三個步驟，會前準備、會議召開和會后跟蹤.

   其中，會前準備和會后跟蹤是兩個最容易忽視的步驟，參會者經(jīng)常是在沒有任何準備的情況下走進會議室，既沒有查看會議相關(guān)資料，也沒有關(guān)注此次會議的議題，在會議室里還互問“這次會議要干嘛？”，很明顯這將直接影響會議的質(zhì)量，而在會議結(jié)束之后，也沒有人及時整理會議紀要和跟蹤會議決策地執(zhí)行，會議決策沒有執(zhí)行，沒有落實就等于是沒有決策，所以會前準備和會后跟蹤是保證會議成敗的關(guān)鍵，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前準備和會后跟蹤工作。會前準備和會后跟蹤具體包括寫、發(fā)發(fā)備忘錄，確定會議目標、角色、會議程序及議程、制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。

開會過程是整個會議的議程，包括會議開始、核心主題和結(jié)束語。

◆ 會議規(guī)范制度

⑴ 守時

⑵ 關(guān)掉手機等，避免外界的打擾，以免分心

⑶ 圍繞主題進行討論，不要偏題，對討論的內(nèi)容保密

⑷ 允許幽默——并且鼓勵

⑸ 避免細節(jié)過多，保持言談簡明扼要

⑹ 避免一個人唱獨角戲，每個參會者都要發(fā)言

⑺ 積極傾聽，尊重別人的意見并給予關(guān)注

⑻ 不必掩蓋沖突，要積極解決

⑼ 在一個時間段僅僅一個人說話——完畢后其他人再進行交談

⑽ 進行對事的建設(shè)性批評，而不針對人

了解會議的基礎(chǔ)知識，是我們組織高效會議的基礎(chǔ)，有了這些基礎(chǔ)后，我們才能對會議現(xiàn)狀進行診斷，判斷會議效率不高的原因，于此同時，清楚地了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也是至關(guān)重要的，只有掌握了這些，才能從正面引導我們提高會議的效率。